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La chose la plus importante à considérer lors de la planification d’une réunion par courrier électronique est à l’ordre du jour. Cela est particulièrement vrai pour les événements tels que les lancements de produits ou les séminaires de service client qui nécessitent un ordre du jour clair et concis pour guider les participants. Avoir un agenda en main permet de trouver facilement un sujet de discussion et donne aux gens quelque chose sur quoi travailler. Une fois que vous avez l’ordre du jour, vous devriez également penser à combien de temps il durera et quand la réunion aura lieu. Si la réunion n’a pas de date de fin prévue, cela doit être considéré comme un signe que la réunion est davantage un événement informel plutôt qu’un événement formel.

Une fois l’ordre du jour établi, il est temps de déterminer les participants qui devraient être invités et le format de la réunion. En général, une réunion générale par courrier électronique avec quelques participants est appelée une réunion générale, alors qu’une réunion plus détaillée avec de nombreux participants, en particulier si elle implique de nombreux produits ou services différents, est appelée réunion par courrier électronique fermé. La forme la plus courante de réunion par e-mail fermée est celle où les personnes invitées devront créer leurs propres invitations. En plus de choisir qui sera invité, vous devez également décider du format le mieux adapté à la réunion. Il est généralement préférable d’utiliser une vidéo plutôt qu’un agenda écrit. Cela permet aux participants de montrer leurs connaissances et leurs compétences aux clients potentiels avant même que la réunion ne commence.

Dans le cadre de l’ordre du jour, il est judicieux de donner à vos invités ou clients potentiels un aperçu de la réunion afin qu’ils puissent avoir une meilleure idée de ce dont il s’agit. De cette façon, ils peuvent se préparer à ce à quoi s’attendre de l’événement. Un résumé de la réunion est également utile pour leur expliquer l’importance de ce que vous prévoyez de discuter. N’oubliez pas que ces types de réunions ne sont pas toujours dirigés par de grandes entreprises ou des organisations gouvernementales. Ils peuvent souvent être organisés à plus petite échelle par des groupes d’amis, des membres de la famille ou même des étrangers qui peuvent assister à l’événement juste pour le plaisir. Dans cet esprit, il est toujours préférable de conserver les informations sur l’événement au moins à quelques jours afin que les gens puissent se préparer correctement. email rencontre